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C煤brase las espaldas | 
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| En un estudio llevado cabo en el 2001 por el ePolicy Institute, organizaci贸n dedicada a la investigaci贸n y a la educaci贸n, se encontr贸 que a 9% de las empresas estadounidenses se les hab铆a pedido rendir cuentas de sus correos electr贸nicos. Para el 2003, la misma evaluaci贸n encontr贸 que el n煤mero hab铆a subido a 14%. Seg煤n Michael R. Overly, abogado de Foley & Lardner, ubicada en Los Angeles, y autor de E-Policy: How to Develop Computer, E-mail and Internet Guidelines to Protect Your Company and Its Assets (AMACOM), el correo electr贸nico se ha convertido en un objetivo real en casi cualquier tipo de litigio relacionado con los negocios.
Mucha gente trata los correos electr贸nicos como si fueran casuales e informales, cuando est谩n lejos de serlo. Puede que no tengan el membrete de la empresa o una firma, pero el correo electr贸nico tiene el mismo peso de un memo, una carta o cualquier otro documento escrito. El correo electr贸nico parece menos permanente que otras comunicaciones escritas pero, incluso, podr铆a ser al contrario. Algunos expertos en computaci贸n indican que las computadoras crean copias que, luego, son almacenadas indefinidamente.
Al respecto, podr铆an considerarse algunas pol铆ticas para las empresas:
1.- Tener por escrito las pol铆ticas sobre el correo electr贸nico. En estas se debe indicar qu茅 se puede decir por correo electr贸nico y por cu谩nto tiempo deber铆a almacenarse un correo. Se sugiere que los correos relacionados con asuntos administrativos o financieros se guarden durante cuatro a帽os, mientras que, la correspondencia normal, s贸lo por un a帽o. Los dem谩s correos, como mensajes personales y reportes de actividades, pueden ser destruidos despu茅s de ser le铆dos.
2.- Entrenar a los empleados sobre las normas. Se debe ense帽ar a los empleados a clasificar los correos en: administrativos, financieros o de otro tipo, para que se haga m谩s f谩cil la decisi贸n sobre qu茅 hacer con ellos. Se debe aclarar tanto el prop贸sito de dicha normativa como las penalizaciones que acarrea el no cumplirlas.
3.- Reforzar las penalizaciones. Un 22% de las empresas evaluadas por el ePolicy Institute, dijeron que hab铆an despedido a empleados por no seguir las pol铆ticas de la empresa sobre el correo electr贸nico. Ese tipo de esfuerzos podr铆a convencer a un juez o jurado sobre la buena fe de la compa帽铆a al controlar el correo electr贸nico y salvarla de una complicaci贸n peor.
En todo caso, no olvide que el correo electr贸nico puede ser evidencia. El correo es un documento como cualquier otro. Estos archivos no son benignos ni inocentes, tienen significado e importancia propios al punto que pueden afectar el bienestar de la empresa.
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Este es el resumen del artículo "C煤brase las espaldas" publicado en Mayo 2004 en la revista Entrepreneur.
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