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Recordarlo todo | 
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| Todo va sobre ruedas para UVPhactory, una firma de diseño y producción ubicada en Nueva York. Recientemente, la compañía retocó el logotipo de AT&T y creó varios vídeos para el canal VH1. UVPhactory ha hecho cientos de proyectos en sólo seis años, lo que ha sido un gran reto para una compañía de tan sólo 12 empleados.
Para hacer las cosas más fáciles, Damijan Saccio, cofundador de la compañía, desarrolló un sistema para rastrear viejos proyectos de UVPhactory. Los proyectos son organizados por cliente y se les asigna un número, y los proyectos finalizados son archivados digitalmente y en cinta. De este modo, la compañía cuenta con una biblioteca digital.
Sin embargo, gran cantidad de compañías gasta tiempo invaluable inventando de nuevo la rueda. “Cada vez que nos aproximamos a un nuevo problema como si fuera un problema que debe ser resuelto de nuevo, estamos malgastando tiempo y dinero”, asegura David Kay, fundador de DB Kay y Associates, una firma consultora de gerencia del conocimiento. De hecho, señala Kay, es de cuatro a diez veces más caro reaprender a resolver un problema que contar de una vez con la solución.
Es sencillo creer que esta situación se puede resolver con un programa informático; pero, es mejor no crear una base de datos hasta que no determinemos qué conocimientos queremos conservar. Lo último que queremos es una base de datos polvorienta que nadie use. Por otra parte, aunque consigamos un buen programa, está también el problema de la interacción humana y de motivar a los empleados. Algunos de estos no quieren compartir conocimientos o consideran que construir una base de datos es demasiado trabajo. Además, es posible que no sepan escribir bien o que no se sepan explicar. Así que lo mejor es adoptar un sistema sencillo. Por ejemplo, los empleados pueden crear resúmenes breves (punto por punto) en los que expliquen cómo resolvieron un problema.
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Este es el resumen del artículo "Recordarlo todo" publicado en Junio 2006 en la revista Entrepreneur.
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