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C贸mo tom茅 el control de mi semana de trabajo | 
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| Cuando la entrenadora en productividad de David Allen Co., Marian Bateman, entr贸 en mi oficina, yo trabajaba unas 10 horas extras semanales como Directora Ejecutiva de BusinessWeek; recientemente hab铆a notado que mi hija de 11 a帽os usaba pantalones demasiado cortos hasta en los d铆as m谩s fr铆os (驴problema de lavander铆a, crecimiento repentino o descuido maternal?), y hac铆a meses que no entraba en un gimnasio. Ella le ech贸 un vistazo a mi deplorable escritorio y se dispuso a trabajar. Tom贸 todo, lo meti贸 en tres cajas de cart贸n (lo llam贸 鈥渞ecoger鈥) y me pidi贸 que hiciera una lista de todas las tareas y proyectos molestos que ten铆a en mente. Pusimos cada aspecto en una hoja aparte y las colocamos en mi ya desierto buz贸n (lo llam贸 鈥渓impieza de mente鈥).
La esencia del programa Getting Things Done (GTD) de David Allen consiste en "sacar todo de tu cabeza鈥, aclarar tus compromisos y colocarlos en un sistema confiable, lo que permite hacer una selecci贸n consciente de c贸mo emplear tu tiempo y recursos y evita que los proyectos se acumulen. Hay que pensar en t茅rminos de 鈥渕apas de altitud鈥. Se comienza en la 鈥減ista de aterrizaje鈥 y al llegar al punto m谩s alto (de acuerdo al libro de Allen 鈥淕etting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity鈥, conocido en espa帽ol como "Organ铆zate con Eficacia"), se alcanza 鈥渆l panorama completo de la situaci贸n鈥. Luego tienes que recolectar y procesar. No es tan complicado, si cuentas con las confiables gu铆as del sistema (o si has gastado US$6,000 por dos d铆as de entrenamiento individual). A veces equipos enteros participan en los seminarios (como unos US$8,000 extras), pero hay opciones menos caras, como los seminarios p煤blicos y la ense帽anza interactiva.
Despu茅s de varias horas con Marian, hab铆a lanzado mi cuaderno de apuntes a un archivo, y reconfigurado la funci贸n "tareas" en Outlook al estilo David Allen. Hab铆a secciones para proyectos y para las acciones a tomar, que fueron divididas en m煤ltiples categor铆as. El contenido del buz贸n de correo debe ser 鈥減rocesado a cero鈥 (yo ten铆a unos 6,000 mensajes en el m铆o), archivando los antiguos y adjuntando otros a la lista de tareas. En los archivos, algunos fragmentos de papel se convirtieron en futuras acciones y otros fueron a parar a carpetas de referencia en el archivador. Al terminar, yo ten铆a carpetas agenda para cada uno de mis reportes directos, emperchados de un lado de mi computadora y carpetas pl谩sticas para archivos, preetiquetadas por David Allen Co.
Cuando se fue, tem铆 no ser capaz continuar por m铆 misma, pero luego de hojear el manual "GTD y Outlook 2003" de 43 p谩ginas, pude hacerlo. El s谩bado abr铆 mi buz贸n, lo proces茅 a cero y me volv铆 hacia mis 鈥渁cciones futuras鈥. Tuve algunos percances, pero logr茅 llegar al gimnasio a las 11 am, hora acordada en el calendario (conocido en GTD como mi 鈥減aisaje 谩rido鈥), y dentro de la carpeta "acciones de apoyo" ten铆a cupones de 10% de rebaja para Gap, donde podr铆a encontrar pantalones para mi hija, algo que ya est谩 en mi paisaje 谩rido para el pr贸ximo fin de semana.
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Este es el resumen del artículo "C贸mo tom茅 el control de mi semana de trabajo" publicado en Abril 6, 2009 en la revista Business Week.
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