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Defragmente su calendario colocando sus tareas en lote | 
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| Todos tenemos ciertas obligaciones que van m谩s all谩 de nuestro trabajo principal: asistir a reuniones, recibir llamadas telef贸nicas, contestar mensajes electr贸nicos y llenar papeles. Es natural que todos queramos ocuparnos de estas cosas a medida que se nos presentan. Pero nuestro trabajo requiere de prolongados per铆odos de tiempo en los que nos podamos poner creativos y pensar sin interrupciones. Cuando hemos tenido una reuni贸n a las 10 a.m., almuerzo a la 1 p.m. y una conferencia telef贸nica a las 3:30 p.m., nuestro tiempo laboral se fragmenta en peque帽os per铆odos. Un d铆a laboral fragmentado por citas y obligaciones significa que no empezaremos un proyecto importante inmediatamente porque seguro tendremos una reuni贸n en 25 minutos.
Una de las t茅cnicas de productividad m谩s avanzadas (y obvias) es agrupar tareas similares y realizarlas de una sola vez. No lavamos la ropa cada vez que lanzamos una camisa a la ropa sucia. Esperamos que haya suficiente ropa y la lavamos de una sola vez. Esto es lo que podemos llamar hacer tareas por tandas鈥. Y hay dos formas de hacerlo: por acci贸n o por contexto.
1. Por acci贸n: se agrupan tareas similares y se reserve tiempo para hacerlas todas de una misma vez. Esto funciona muy bien con las tareas repetitivas. Por ejemplo, hay freelancers que reservan un d铆a a la semana para recibir llamadas de posibles clientes. De este modo, logran atender al cliente de un modo m谩s amable. Este mismo principio funciona a la hora de vaciar nuestro correo electr贸nico. Para tal fin, debemos apartar todos los d铆as un momento y ocuparnos de los mensajes electr贸nicos. Luego, debemos cerrar el correo electr贸nico y ocuparnos de nuestro trabajo sin distracciones.
2. Por contexto: se agrupan cosas que tenemos que hacer en una situaci贸n, en los alrededores o con las herramientas disponibles. Por ejemplo, podemos hacer una lista de llamadas por hacer en tel茅fono m贸vil. Tambi茅n podemos hacer la lista del mercado en el tel茅fono. Asimismo, podemos mantener todos los documentos en un gabinete en el que tambi茅n debe haber carpetas, etiquetas adhesivas y un destructor de documentos. Antes de salir de la oficina, podemos meter los documentos en una carpeta para revisarlos en el tren o autob煤s. El experto en productividad David Allen recomienda contextualizar cada tarea: 鈥淟lamadas鈥, 鈥淓n la computadora鈥, 鈥淓n la oficina鈥, 鈥淓n casa鈥, etc.
La idea de hacer tandas de tareas es obtener tanto tiempo ininterrumpido como sea posible, para poder dedicarnos por entero a nuestro trabajo entre reuniones, llamadas telef贸nicas y mensajes electr贸nicos. Cuando sea posible, debemos agrupar las reuniones de manera que nuestro d铆a est茅 menos fragmentado. Trabajar por tandas permite desfragmentar nuestro calendario y nos permite aprovechar el impulso en vez de pasar continuamente de una tarea a otra.
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Este es el resumen del artículo "Defragmente su calendario colocando sus tareas en lote" publicado en Mayo 2010 en la revista Fast Company.
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